Hace unos días terminé de leer “Deep Work” de Cal Newport, un libro que me parece muy bueno y que recomiendo ampliamente a quien quiera explorar mas de cerca los beneficios de enfocarse al trabajar.
Vivimos en una época donde las distracciones están presentes en todo momento. Antiguamente era posible estar trabajando [ya sea pensando o haciendo trabajo manual] sin distracciones durante períodos extendidos de tiempo, pero hoy eso es mucho más complicado y la gente parece ni siquiera darse cuenta.
El email por ejemplo es un gran distractor y reductor de productividad. Así es, según varios estudios el email reduce la productividad de muchas personas porque se la pasan atendiendo los mensajes de su bandeja de entrada sin siquiera pensar en priorizar lo que vale la pena atender y lo que puede esperar. Es típico echar un ojo a la bandeja de entrada y contestar al momento algo que pudo haber esperado.
¿Por qué?
Porque responder un email es algo simple que sólo te toma unos segundos o cuando mucho un par de minutos, pero la gente que tiene trabajos de escritorio donde mucho de lo que realizan depende de comunicación electrónica y llamadas telefónicas, recibe decenas o incluso cientos de emails diarios y aún si responder cada uno tomara solo 30 segundos en promedio, ya estamos hablando de decenas de minutos o incluso mas de una hora de atención diaria.
Pero el problema es doble porque no sólo vale contabilizar el tiempo invertido en responder estos mensajes, sino que hay que tomar en cuenta también el desenfoque que esto genera. Me refiero a que cuando estás pensando en un problema o tema que debes atender, tu atención debería estar completamente enfocada en esa materia y los distractores hacen todo mas complicado y mas lento porque engancharte de regreso en la materia no solo no es simple, sino que es lento.
El entorno actual se ha vuelto un distractor constante que hace muy difícil el trabajo enfocado y sin interrupciones.
Imagina que trabajaras en una plaza pública al aire libre y que además conocieras a gran parte de las personas que están allí a tu alrededor. ¿Qué tan fácil te sería no hablar con ellos y estar a lo tuyo todo el tiempo? Peor aún, imagina que ellos se acercaran a ti para comentarte cosas al oído a cada rato. ¿Qué tanto crees que podrías pensar o enfocarte en lo que estás realizando?
Obvio sería muy difícil! Pero es que el mundo actual es un poco como eso. Si no pones tu teléfono en modo avión o no molestar, será muy difícil que puedas pasar 60 ó 90 minutos haciendo una actividad [ya sea mental o manual] sin que recibas una llamada telefónica, un mensaje de texto, un email o una notificación de alguna de las múltiples aplicaciones en tu celular. Pero es precisamente este rango de tiempo [60 a 90 minutos] el ideal para enfocarse en una actividad antes de tomarse un descanso.
La falta de enfoque al trabajar es un grave problema para la productividad humana y la cultura latinoamericana es una de las que mas peca en esta materia, principalmente por esa necesidad que tenemos los latinos de socializar en todo momento, algo que se ve con toda claridad en cualquier gráfica de productividad laboral por país. Los alemanes son mucho más productivos que los mexicanos, pero también lo son países como Canadá, USA y la mayoría de los asiáticos.
“Deep Work” es un resumen de los principales distractores que hay y de cómo defenderse de forma inteligente de ellos. Plantea además como organizarse de forma adecuada para tener períodos de tiempo enfocados, principalmente en lapsos de 90 minutos ininterrumpidos.
Según el autor [con el cual coincido totalmente por experiencia propia], es mas productiva una persona que se enfoca por lo menos durante un par de períodos de 90 minutos al día que otras que están durante todo el día trabajando como se trabaja en la mayoría de lugares.
Esta falta de enfoque es un grave problema porque hace que las personas tengan todo a medias y nada completado y es típico en el mundo laboral. En mi oficina me toca ver diariamente cómo algunas de las personas que trabajan conmigo me interrumpen constantemente con preguntas o comentarios fuera del tema que estamos tratando. Esto me pasa con mucha frecuencia y sin excepción en todas las ocasiones les respondo: “anótalo en tu cuadernillo y en un momento lo vemos, por ahora vamos a enfocarnos en lo que estamos haciendo.”
También veo como se distraen solos o se enredan en actividades de baja productividad y cómo dejan de lado las de mayor productividad. Las razones son muchas y en ocasiones dirigidas por la necesidad de distraerse o por priorizar lo que mas les gusta y dejar de lado lo que les gusta menos, aun cuando sea mas importante. Todos deberíamos tener claro qué es lo mas importante que debemos lograr en nuestro trabajo y enfocar nuestros esfuerzos en conseguirlo, y no sólo llegar a trabajar y hacer lo que siempre hacemos por el simple hecho de que siempre lo hemos hecho de esa manera.
En nuestra empresa trabajan más de una docena de gerentes que se dedican a operar los Hoteles del grupo y puedo decirte por experiencia que hay algunos que necesitarían que el día fuese mas largo para terminar sus actividades. Están siempre estresados y con cara de agobio o mala cara, corriendo para un lado y para otro y con mil pendientes y asuntos por atender que en muchas ocasiones terminan por nunca ser atendidos. Son gerentes que tienen muchas deficiencias operativas y que sin embargo trabajan a tope todos los días.
Pero también hay algunos [pocos, muy pocos] que siempre están relajados, que comen con toda calma, se toman tiempo para ver un partido de futbol cuando juega su equipo favorito y que por las tardes suelen estar con el periódico o la televisión y un café totalmente relajados en la oficina o el restaurante del hotel. Y encima son de los que mejores resultados operativos tienen para nuestra empresa, hoteles limpios y sin deficiencias, equipos en perfecto estado y mantenimiento y ventas sobresalientes.
Ojo que no estoy hablando de esa gente que parece relajada y que se toma la vida con calma pero que tiene todo a medias o mal atendido. No! Me refiero a gente que se toma las cosas en serio pero que se organiza de una forma que le permite dar buenos resultados y al mismo tiempo tener la calma y el tiempo para disfrutar un par de horas para comer sin interrupciones y para relajarse y leer tranquilamente por las tardes con un café.
La diferencia entre unos y otros es precisamente lo que describe Cal Newport en su libro, la capacidad de algunos de trabajar enfocadamente [sin interrupciones] por períodos extendidos de tiempo vs la falta de capacidad de otros por trabajar de esta forma.Déjame platicarte algunas cosas que he hecho [ya desde antes de leer este libro] y que me han funcionado para trabajar de forma enfocada en mi día a día:
Sólo reviso mi email 2 ó 3 veces por día [dependiendo de si hay algún tema puntual que debo atender].
Aún cuando reviso mi email, suelo no abrir y por lo tanto no contestar la mayoría de los mensajes en mi bandeja hasta que me parece que es necesario hacerlo.
No contesto prácticamente ninguna llamada si entra en un momento de trabajo enfocado [mi teléfono suele estar en no molestar o mute en esos momentos].
No abro y por lo tanto no contesto los mensajes de texto de prácticamente nadie si estos llegan en un momento de trabajo enfocado.
No tengo Facebook ni Instagram y solo reviso Twitter un par de veces al día y cuando no hay nada importante que hacer [nunca para distraerme si estoy trabajando].
Quité el 99% de las notificaciones de mi celular y mi teléfono no muestra globitos con números, ni en el email ni en prácticamente ninguna otra app.
Descargué la app Unroll.me y en automático me desuscribe diariamente a cuántas listas de email me suscriben sin mi autorización.
Acepto pocas invitaciones a desayunos y comidas [afortunadamente mi trabajo lo permite] y soy dueño de mi tiempo, el cual invierto de forma enfocada.
Hay muchas más cosas pero en afán de no hacer esta lista kilométrica me parece que con estos ejemplos es suficiente para que tengas una idea clara de qué tipo de cosas pueden convertirte en alguien mas productiva.
Newport propone reglas claras y sugiere actividades como pasar tiempo al aire libre y sin distracciones tecnológicas para recuperar el enfoque. Me encantan dos de sus conceptos:
Bloquear tiempo específico del día para trabajo enfocado [sin distracciones].
Establecer una dinámica para cerrar mentalmente el día laboral y desconectarse de las preocupaciones del trabajo hasta el día siguiente.
Hay que entender que trabajar muchas horas no es igual a dar resultados, es simplemente igual a trabajar muchas horas.
Si eres de las que disfruta ver Facebook a cada ratito, o de las que toma todas las llamadas que recibe, o de las que ve los muchos mensajes que llegan a tu teléfono, no importando lo que estés haciendo, sábete menos productiva que quienes deciden enfocarse dedicadamente por seleccionados períodos de tiempo.
Por leerme gracias, hasta la próxima.